Die Produkte sind entwickelt, Strategie und Unternehmensvision stehen. Nun muss es darum gehen, Kunden zu begeistern und ein Ausrufezeichen auf dem Markt zu setzen. Du willst beim Qualitätsmanagement nichts dem Zufall überlassen, um das Beste für den anvisierten Erfolg herauszuholen.

Mit einem Zertifizierungsaudit kann die Qualität des Managements nicht nur kontrolliert, sondern imagewirksam mit einer Art Gütesiegel sichtbar gemacht werden! Insofern lohnt es sich, sich hier mit den Inhalten eines Zertifizierungsaudits in kompakter Form zu befassen. Der Wortsprung ‚certus‘ und ‚facere‘ von Zertifizierung sollte direkt zu Beginn Ansporn sein: Erfolg ‚mit Sicherheit schaffen‘!

Key facts: Was du über das Zertifizierungsaudit wissen solltest

• ISO 9001 ist eine gängige Zertifizierung.
• Ein Zertifizierungsaudit verbessert Unternehmen von innen heraus.
• Es ist für alle Branchen geeignet.
• Optimales Qualitätsmanagement steigert unternehmerische Effizienz.
• Eine Zertifizierung ist imageförderlich.
• Optimierte Prozesse erhöhen die Kundenzufriedenheit.
• Zuständigkeiten und Ressourcen werden klar geregelt.
• Es gibt viele spezialisierte Anbieter.

Was ist ein Zertifizierungsaudit?

Hierbei handelt es sich um eine Überprüfung des Managementsystems mit Blick auf bestimmte Anforderungen durch externe Auditoren. Die Gesamtheit des Qualitätsmanagements rückt in den Fokus, wobei die meisten Zertifizierungen nach ISO 9001 ausgerichtet sind. Der Begriff Zertifizierungsaudit besagt, dass sich ein Unternehmen erstmalig zertifizieren lassen möchte. Danach sind regelmäßige Rezertifizierungsaudits erforderlich, um den erreichten Status zu halten. Je nach Anbieter wirst du in diesem Zusammenhang auch den Begriff Überwachungsaudit hören.

Generell steigt die Bedeutung von Qualitätsmanagementsystemen in Unternehmen. Gerade im Gesundheitsbereich gibt es z. B. für Rehabilitationseinrichtungen bereits eine Zertifizierungspflicht. Für externe Kooperationspartner kann eine Zertifizierung der Ausweis für funktionierende Prozesse sein.

Was wird bei einem Zertifizierungsaudit geprüft?

Nach einer Vorbereitungsphase und detaillierten Dokumentenprüfung wird der Auditor vor Ort anhand eines auf das Unternehmen abgestimmten Plans das Zertifizierungsaudit durchführen. Dabei wird er prüfen, ob die auf dem Papier formulierte Theorie so auch in der unternehmerischen Wirklichkeit gelebt wird. Das Managementsystem muss unter Beweis stellen, was es leisten kann. Verhalten sich alle Beteiligten entsprechend der Vorgaben? Wo zeigen sich Schwachstellen und Optimierungspotenziale? Solche Abweichungen werden mit dem Auftraggeber besprochen. Bei einem weiteren Termin werden dann umgesetzte Korrekturmaßnahmen überprüft. Formal wird das Zertifizierungsaudit mit einem Bericht abgeschlossen.

Wie läuft ein Zertifizierungsaudit ab?

Zunächst muss dein Unternehmen einen passenden Anbieter wählen, Vorgespräche führen und dann dem Vertragsabschluss den zeitlichen Rahmen mit Terminen abstecken. Generell solltest du beachten, dass der Ablauf je nach Anbieter, Branche, Unternehmen und Zertifizierungsstandard abweichen kann. Es gibt nicht das eine Standardschema.

In der so genannten Stufe 1 kommt es im Regelfall zu einem Voraudit, in dem alle vorhandenen Unterlagen zum Qualitätsmanagement geprüft werden. Hierbei handelt es sich um eine Vorbereitung, um den eigentlichen Zertifizierungsprozess so optimal wie möglich zu gestalten.

Danach wird in Stufe 2 das eigentliche Zertifizierungsaudit geplant und vor Ort durchgeführt. Als Basis dient ein Auditplan, der in der Vorbereitungsphase erarbeitet wurde. Vor Ort werden Auditoren alle Prozesse live beurteilen und prüfen, ob es Unstimmigkeiten gibt. Das kann je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse mehrere Tage in Anspruch nehmen. Für dich als Unternehmer sind die Hinweise zu den Korrekturmaßnahmen interessant, da diese für neuen Schwung sorgen können. Der Schritt zur Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen und die erneute Bewertung durch externe Experten spielt im gesamten Prozesse eine wichtige Rolle.

Werden alle umgesetzten Korrekturmaßnahmen durch die Auditoren positiv bewertet, ist die Überprüfung abgeschlossen. Nun geht es darum, das gesamte Zertifizierungsverfahren zu bewerten, wozu definierte Kriterien herangezogen werden. Das Zertifikat samt Abschlussbericht ist der offizielle Ausweis dafür, dass das Unternehmen die überprüften Qualitätsmanagement-Standards erfüllt. Selbsterklärend dürfte sein, dass das Zertifikat nicht ewig gültig ist. Daher findet meistens im jährlichen Turnus ein Überwachungsaudit statt, um die etablierten Prozesse und Qualitätsstandards halten zu können.

Wer führt ein Zertifizierungsaudit durch?

Im technischen Bereich denkst du zurecht wahrscheinlich sofort an DEKRA, TÜV und andere offizielle Prüfstellen. Insgesamt gibt es in Deutschland sehr viele Anbieter, wobei sich die meisten auf eine bestimmte Branche spezialisiert haben. So ist eine gezielte Auswahl für dein Unternehmen möglich. In vielen Fällen wird es sich um Unternehmensberatungen handeln. Hier findest du eine Übersicht mit möglichen Zertifizierern (https://qm-guru.de/zertifizierung/liste-von-zertifizierern/), falls du deine Pläne sofort konkretisieren möchtest.

„Qualität ist das Produkt der Liebe zum Detail.“ (Zitat von Andreas Tenzer)

Zusammenfassung: Es darf nicht nur beim Papier bleiben!

Aus den genannten Keyfacts kannst du viele Potenziale ableiten, die klar für ein Zertifizierungsaudit sprechen. Gerade angesichts von Globalisierung und Digitalisierung spielt die Zertifizierung für viele Unternehmen strategisch eine immer wichtigere Rolle. Alleine die Aspekte der Imageförderung und der Erhöhung der Kundenzufriedenheit werden sich für Unternehmen langfristig auszahlen.

Klar muss sein, dass sich kein Unternehmen auf dem Papier der Zertifizierung ausruhen darf. Es gilt, die erreichten Standards umzusetzen und weitere Optimierungen im Blick zu haben. Regelmäßige Überwachungsaudits sind ein guter Rahmen, um das Unternehmen dynamisch in der Erfolgsspur zu halten. Falls du ein solches Zertifizierungsaudit planst, sollte der Faktor Zeit nicht unterschätzt, sondern von Beginn an realistisch angesetzt werden. Daher sind für den gesamten Prozess nicht selten mehrere Monate notwendig.