Für viele Firmen ist sie eines der wichtigsten Ziele im QM-Bereich: Die erfolgreiche Zertifizierung. Immerhin bescheinigt sie, dass das QM-System gängige Richtlinien und Qualitätsstandards erfüllt. Dies führt wiederum zu einem Wettbewerbsvorteil zertifizierter Unternehmen. Hier liest du, was genau hinter einer Zertifizierung steckt, wie diese abläuft und warum sie auch für dich einen großen Vorteil bieten könnte. Außerdem lernst du unterschiedliche Zertifizierungen genauer kennen – und weißt genau, welche zu deiner Firma passt!
Key Facts
- Zertifizierung = Nachweis über Vorgaben-Erfüllung
- für Kunden und Behörden: Bestätigung
- Wettbewerbs- und Vertrauensvorteil durch Zertifizierung
- verschiedene Zertifizierungen für unterschiedliche Branchen
- gängige Norm: ISO 9001
Was ist eine Zertifizierung?
Eine Zertifizierung weist nach, dass ein Produkt, eine Person, eine Firma oder ein System bestimmte Voraussetzungen erfüllt und sich an den jeweiligen Richtlinien orientiert. Eine unabhängige Prüfstelle sorgt für die Ausstellung des Zertifikats, sofern die zu Grunde liegenden Vorgaben und Normen eingehalten wurden. Die Firma kann diesen Umstand somit anhand eines Zertifikats gegenüber Behörden, Kunden und Partnern darlegen.
Die DIN EN ISO sieht eine Zertifizierung als Maßnahme eines neutralen Dritten, die zeigt, dass ein Verfahren, eine Serviceleistung oder ein Produkt in Übereinstimmung mit einer gewissen Norm oder Regelung besteht. Der neutrale Dritte, der im Zuge des Zertifizierungsaudits die Rolle des Auditors einnimmt, könnte (und sollte) eine akkreditierte Prüfstelle sein. Denn Anbieter mit einer Akkreditierung bewerten zum Beispiel QM-Systeme unabhängig und professionell – und werden ihrerseits hinsichtlich der Einhaltung bestimmter Regelungen geprüft. Nicht-akkreditierte Prüfstellen gibt es zwar auch; doch läufst du bei der Beauftragung Gefahr, dass es sich um einen unseriösen Partner handelt. Denn der Begriff des QM-Zertifizierers ist nicht geschützt! Außerdem achten viele Kunden darauf, dass auf deinem fertigen Zertifikat eine akkreditierte Prüfstelle vermerkt ist, denn das spricht für Professionalität.
Wie läuft eine Zertifizierung ab?
Die Zertifizierung wird in der Regel frühzeitig angemeldet – je nach Branche und Firmengröße bis zu einem Jahr im Vorfeld. Aber: So hast du auch noch genügend Raum zur Vorbereitung. Viele Firmen empfinden ein so genanntes „Voraudit“ als sehr angenehm. Bei diesem kommt ebenfalls ein Auditor in dein Unternehmen und prüft das QM-System. Du erhältst einen Auditbericht, der dich darüber informiert, ob die Anforderungen nach der jeweiligen Norm vollständig, teilweise oder noch gar nicht erfüllt werden. Doch keine Angst, wenn du in die zweite oder dritte Kategorie fällst: Die aufgedeckten Fehler und Schwachstellen wirken sich noch nicht auf das Endergebnis der bevorstehenden Zertifizierung aus. Stattdessen erhältst du die Gelegenheit, diese vor dem eigentlichen Zertifizierungsaudit zu beseitigen.
Nun geht es an die Planung der Zertifizierung. Der Auditor schickt dir einen Vertrag, in dem alle Details gelistet sind. Du erfährst, wann das Audit stattfindet und wie der zeitliche Ablauf ist. Die eigentliche Prüfung besteht dann aus einer Überprüfung der relevanten Dokumentation, einer Begehung deiner Firma und der Befragung von Mitarbeitern. Außerdem checkt der Auditor, welche Regelungen für dein QM-System bestehen und ob alle Voraussetzungen für die Zertifizierung erfüllt werden. In einem Abschlussgespräch erhältst du den Auditbericht und im besten Fall direkt das Zertifikat. Sollten doch noch Unregelmäßigkeiten bestehen, musst du diese im Nachhinein ausgleichen und dein QM-System in einem Nachaudit noch einmal auf den Prüfstand stellen.
Der Ablauf einer gängigen Zertifizierung wird hier noch einmal im Detail beschrieben:
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Welche Arten von Zertifizierungen gibt es?
Im Allgemeinen wird zwischen den System-, Personal- und Produktzertifizierungen unterschieden. Für dein QM-System ist, wie der Name schon vermuten lässt, die Systemzertifizierung relevant. Dabei prüft der Auditor, ob das Firmensystem die jeweilige Norm (zum Beispiel ISO 9001) erfüllt. Bei Personalzertifizierungen werden hingegen einzelne Mitarbeiter hinsichtlich bestimmter Kompetenzen geprüft, während bei Produktzertifizierung ein einzelnes Erzeugnis des Unternehmens im Fokus steht.
Eine übliche Qualitätsmanagement-Norm ist die ISO 9001, die international anerkannt und verbreitet ist. Prozessoptimierungen bilden den Mittelpunkt dieser Zertifizierung. Es gibt aber auch Zertifizierungen im Bereich Umweltmanagement, Arbeitssicherheit und mehr – je nach Branche sind andere Zertifikate interessant.
Gut zu wissen: Die meisten Zertifizierungen weisen nur eine bestimmte Gültigkeitsdauer auf. Daher musst du mitunter nach einigen Jahren eine erneute Zertifizierung einplanen, um den Status beizubehalten.
Vorteile der Zertifizierung
Grundsätzlich empfiehlt sich eine QM-Zertifizierung für jedes Unternehmen, das ein QM-System betreibt. Immerhin handelt es sich dabei sozusagen um die Lorbeeren für die Arbeiten rund um die regelmäßige Qualitätssicherung! Der größte Pluspunkt für zertifizierte Firmen ist der Vertrauensvorschuss, den sie durch das Zertifikat erhalten. Eine Zertifizierung sagt Kunden und Partnern, dass hier höchste Qualitätsstandards erfüllt werden. Zudem sorgt dieser Umstand für einen Wettbewerbsvorteil bzw. die Stärkung der aktuellen Position am Arbeitsmarkt.
Zusammenfassung: Zertifizierung schafft Chancen
Ein Zertifikat nach ISO 9001 oder ähnlichen Normen bescheinigt deinem QM-System maximale Qualität. Durch die regelmäßige Überprüfung der Richtlinien, die durch die zeitlich begrenzte Gültigkeit der Zertifizierung nötig wird, bleibt der Qualitätsanspruch hoch. Du sorgst im besten Fall nicht nur für eine stetige Prozessoptimierung, sondern auch für eine beständige Zufriedenheit von Kunden, Mitarbeitern und Partnern. Schau daher am besten gleich nach einer akkreditierten Prüfstelle und hebe dein Qualitätsmanagement auf die Stufe, die es verdient!
