Ein QM-Handbuch dient als wichtiges Nachschlagewerk in deinem Firmenalltag. Du kannst anhand der Dokumentation jederzeit belegen, welche Prozesse zum Kerngeschäft gehören und wie du die diversen Regelungen und Normen in deiner Branche einhältst. Gleichzeitig ist durch ein QM-Handbuch stets nachvollziehbar, welche Abläufe auf welche Weise angewendet werden. Ein Beispiel: Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, ist im Handbuch alles rund um diesen Prozess hinterlegt. In diesem Artikel findest du nicht nur alles Wissenswerte über die Dokumentation, sondern auch gleich eine Vorlage für dein übersichtliches QM-Handbuch!

Key Facts

• QM-Handbuch ist Dokumentation der Prozesse
• Nachschlagewerk für Belegschaft und Auditoren
• ist nicht mehr verpflichtend
• enthält alle Prozesse des Unternehmens
• kann hilfreich für Zertifizierung sein

QM-Handbuch: Was ist das und warum ist es sinnvoll?

Ein QM-Handbuch ist die systematische Dokumentation über deine Prozesslandschaft im Unternehmen. Es ist essentiell, um ein übersichtliches und erfolgreiches Qualitätsmanagement in deiner Firma zu etablieren und zu nutzen. Deine Mitarbeiter, aber auch andere befugte Personen wie zum Beispiel Auditoren, können im QM-Handbuch nachlesen, welche Prozesse wie vonstatten gehen. Auch Wechselwirkungen zu anderen Abläufen und Verantwortlichkeiten sind enthalten.

Seit der ISO 9001:2015 ist ein Handbuch zwar nicht mehr verpflichtend, kann aber weiterhin als Informationsquelle für die Belegschaft punkten. Und: So oder so musst du dein QM-System auch für externe Personen darstellen können- zum Beispiel als Nachweis darüber, dass du sämtliche Normen, die für dein Business gelten, einhältst. Wenn du hierfür keine spezielle Software verwendest, eignet sich nach wie vor ein klassisches Handbuch.

Inhalt eines QM-Handbuchs

Im QM-Handbuch werden Verantwortlichkeiten im Unternehmen sowie Prozesse deiner Firma aufgeführt. Zu jedem Prozess werden der Zweck, die Einzel- und Wechselwirkungen mit anderen Abläufen sowie die jeweiligen Zuständigkeiten notiert.

Die Prozesse gliedern sich in der Regel in die folgenden Kategorien:

• Führungs- und Leitungsprozesse, die zum Beispiel Unternehmensleitlinien und die Hinarbeitung auf Firmenziele umfassen; außerdem Prozesse rund um das Personal, die etwa die Einarbeitung neuer Kollegen beschreiben
• ergänzende Führungsprozesse, die beispielsweise die Dokumentation von Projekten oder Verbesserungsideen listen
• Kernprozesse, welche meist kundenbezogen sind und etwa die Abwicklung von Aufträgen zum Thema haben
• unterstützende Prozesse, die auf Marketingmaßnahmen oder Aspekte zur Optimierung der Arbeitsatmosphäre fokussieren

Außerdem enthält ein sorgfältig geführtes QM-Handbuch generelle Informationen wie die Hintergrunddaten zur Firma (Branche, Unternehmensziele, Historie und Philosophie) und zum angewendeten QM-System.

Aufbau des Handbuchs

Einen fest vorgeschriebenen Aufbau für das QM-Handbuch gibt es nicht; es empfiehlt sich jedoch, dass du dich für die Erstellung an der DIN EN ISO 9001 orientierst. Wendest du eine Struktur an, die sich an die Norm anlehnt, fällt dir die spätere Zertifizierung wahrscheinlich leichter.

Grundsätzlich sollte das Handbuch sehr übersichtlich sein; beispielsweise ein aussagekräftiges Deckblatt, eine Gliederung und ein Abkürzungsverzeichnis sowie die Erläuterungen von Fachbegriffen enthalten. Auch ein Anhang mit einer beispielhaften Dokumentation bietet sich an.

QM-Handbuch-Vorlage am Beispiel der Zertifizierung nach DIN EN ISO

1. Deckblatt

Auf dem Deckblatt wird der Geltungsbereich deines Qualitätsmanagementsystems sowie der Name des Verfassers des Buches angegeben. Hilfreich sind auch eine Versionsangabe und das Datum, zu dem es zuletzt bearbeitet wurde. Dein Firmenlogo rundet die Deckblatt-Gestaltung ab.

2. Inhaltsverzeichnis

Für die Gliederung des Handbuchs solltest du die Kapiteleinteilungen listen und konkrete Seitenzahlen angeben. Das erleichtert das Nachschlagen in dringenden Fällen und erspart deiner Belegschaft oder dem Auditor eine unnötig lange Suche nach den gewünschten Informationen.

3. Schriftliche Erklärung durch die Führungsetage

Eine Verbindlichkeitserklärung gehört in jedes QM-Handbuch. Dahinter steckt die schriftliche Bestätigung darüber, dass die Chefetage alle im Handbuch gelisteten Maßnahmen akzeptiert und diese im Unternehmensalltag grundsätzlich vorgeschrieben sind. Du kannst die Erklärung zum Beispiel direkt nach dem Inhaltsverzeichnis einfügen.

4. Unternehmensinformationen

Stelle nun deine Firma kurz vor, indem du auf Aspekte wie die Branche, die Historie und die Unternehmensphilosophie eingehst. Außerdem kannst du auflisten, wie konkrete Planungen und Ziele in Hinblick auf das Qualitätsmanagement aussehen.

5. Qualitätsmanagementsystem

Nun geht es daran, das QM-System vorzustellen. Dazu gehören der Aufbau, die Anwendung und die Verantwortlichkeiten in den einzelnen Abteilungen.

6. Beschreibung der Prozesse

Das Herzstück des QM-Handbuchs ist die Darstellung der Prozesslandschaft deines Unternehmens. Dieser Part nimmt den größten Anteil des Buches ein und ist sein eigentlicher Zweck. Du beschreibst hier alle Firmenprozesse, die zum Beispiel das Qualitätsmanagement, das Personal oder die Kommunikationsstrukturen betreffen, inklusive ihrer Verantwortlichkeiten, Ziele und Auswirkungen.

7. Abkürzungen und Erläuterungen

Damit alle Mitarbeiter und auch eventuell Kunden und Lieferanten das QM-Handbuch verstehen, empfiehlt sich zusätzlich ein Abkürzungs- und Begriffsverzeichnis. Hier kannst du die vielleicht nicht überall gängigen verwendeten Kürzel und Fachbegriffe deiner Firma erläutern.

8. Anhang

In den Anhang packst du Beispiele aus dem QM-Alltag, zum Beispiel die Darstellung einzelner Abläufe für die bessere Nachvollziehbarkeit.

Fazit: QM-Handbuch bringt Vorteile

Mit einem QM-Handbuch schaffst du dir und deinen Mitarbeitern jederzeit eine Übersicht über Prozesse und Abläufe und hast dein QM-System bestens im Blick. Mit der beispielhaften Vorlage in diesem Artikel fällt dir die Erstellung der Dokumentation sicher nicht schwer. Genieße künftig den Überblick aller Maßnahmen und sei als Bonus auch noch jederzeit auf mögliche Zertifizierungen vorbereitet!