Das Prozessmanagement bildet wiederkehrende Aktivitäten im Unternehmen ab. Dabei ist die ständige Optimierung einzelner Arbeitsschritte ebenso das Ziel wie die Vermeidung von Fehlern. Vorhandene Risiken können durch ein strukturiertes Vorgehen aufgedeckt und künftig bestenfalls verhindert werden. Für die Umsetzung empfehlen sich mehrere Methoden, die auch in einem Prozessmanagementsystem realisierbar sind. Außerdem gibt es Zertifizierungen, die dein Prozessmanagement in besonderem Maße wertschätzen und auszeichnen. Hier erfährst du alles rund um den wichtigen Aspekt des Prozessmanagements im Firmenalltag und seine Potenziale!

Key Facts

• BPM = Business Process Management
• „Prozess“ meint wiederkehrende Arbeitsschritte / Tätigkeiten
• Prozessmanagement fokussiert auf geschäftliche Abläufe
• Prozessmanagementsystem schafft Übersicht
• Typische Ziele: Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
• Top-Down- oder Bottom-Up-Methode als Varianten
• Zertifizierungen beispielsweise durch ABPMP möglich

Was ist das Prozessmanagement?

Hinter dem Begriff des Prozessmanagements steckt im Grunde nichts anderes als die Dokumentation und Steuerung von Geschäftsabläufen. Dabei kann es sich um täglich wiederkehrende und in deiner Branche übliche Arbeitsschritte handeln, die insgesamt einen Prozess markieren. In diesen sind oft mehrere Personen oder sogar ganze Abteilungen involviert.

Das Prozessmanagement möchte die Abläufe zunächst als solche identifizieren und kategorisieren. Außerdem dokumentiert es sie transparent und für alle Beteiligten nachvollziehbar. Zudem sind die Steuerung der einzelnen Prozesse und die Verbesserung (z.B. in zeitlicher oder arbeitsaufwändiger Hinsicht) Kern des Prozessmanagements. Der englische Begriff „Business Process Management“ sorgt für die oftmals gängige Abkürzung „BPM“. Diese umschreibt auch Prozessmanagementsysteme („BPM-Systeme“), die dir im Firmenalltag wertvolle Dienste leisten. Mit den computergestützten Systemen fällt es dir und deiner Belegschaft noch leichter, eine Übersicht über die gesamte Prozesslandschaft im Unternehmen zu erhalten und immer wieder neue Potenziale aufzudecken.

Ein gutes Prozessmanagement zeichnet sich darüber hinaus dadurch aus, dass es niemals stagniert. Wurden vermeintlich alle Abläufe deiner Firma optimiert? Sicher gibt es immer noch schlummernde und nicht gehobene Potenziale und Ressourcen! Laufende Messungen und die ständige Offenheit für weitere Verbesserungen machen den Erfolg eines Prozessmanagements aus.

Ziele im Prozessmanagement

Die Gesamtziele des Prozessmanagements sind

• eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch klare Verantwortlichkeiten und Aufgaben
• eine verbesserte Produktivität im Unternehmen
• eine geringere Fehlerquote in alltäglichen Abläufen
• die bestmögliche Kundenzufriedenheit (z.B. durch kürzere Lieferzeiten)

Die Überwachung, Dokumentation und Steuerung sämtlicher Unternehmensprozesse soll eine klare Übersicht und Transparenz der täglichen Arbeiten schaffen. Im Grunde zielt das Prozessmanagement darauf, verborgene Potenziale eines Unternehmens zu identifizieren und bestmöglich zu nutzen. Viele Chancen schlummern sicherlich auch bereits in deiner Firma und warten nur darauf, gefunden und effizient eingesetzt zu werden!

Zunächst profitiert natürlich dein Unternehmen, da Abläufe verbessert, beschleunigt und/oder vereinfacht werden können. Fehler werden durch Prozessmanagement im besten Fall frühzeitig aufgedeckt und beseitigt – das wirkt sich auch positiv auf die Kosten aus. Doch auch neue Mitarbeiter können sich über BPM im Unternehmen freuen, denn die Einarbeitung ist durch die klaren Abläufe und Anweisungen nicht schwer. Zu guter Letzt profitieren auch deine Kunden von optimierten Prozessen, die zum Beispiel Annehmlichkeiten wie kürzere Lieferzeiten oder eine höhere Produktqualität mit sich bringen.

Vorgehensweise und Methoden im Prozessmanagement

Das Prozessmanagement in Unternehmen kann zum Beispiel der Bottom-Up- oder der Top-Down-Methodik folgen. Im ersten Fall werden der aktuelle Zustand der Firma und die üblichen Abläufe im Unternehmen beleuchtet. Anschließend können nach und nach verbesserte Prozesse entstehen. Die Aufgaben und Aktivitäten des Unternehmens werden in kleinste Teilaufgaben aufgegliedert, bis das Gesamtziel in greifbare Nähe rückt.

Der Top-Down-Ansatz hingegen bildet die Kernprozesse deiner Firma ab und betrachtet die Prozesslandschaft des Unternehmens als „großes Ganzes“. Hier gründet die Vorgehensweise auf theoretischen Ansichten über die Firma, die erst dann in praktische Abläufe umgewandelt werden. Am Anfang steht somit das Konzept.

Aber: In den meisten Fällen empfiehlt sich eine Kombination der beiden Methoden, da so die Abläufe der Firma aus verschiedenen Perspektiven beleuchtet werden.

Um den Überblick über deine vielseitige und sich ständig wandelnde Prozesslandschaft zu behalten, ist ein Prozessmanagementsystem ein sinnvoller Helfer. Dieses fungiert als eine Art zentrale Plattform, die alle Prozesse abbildet und analysiert. Um das System stets lebendig zu halten, bekommen bestimmte Mitarbeiter Rollen zugewiesen. Diese teilen ihnen spezielle Aufgaben im Prozessmanagement zu (z.B. die Fehlerdokumentation). Dadurch gibst du die Verantwortlichkeiten an die Personen ab, die auch in der Praxis mit den jeweiligen Abläufen zu tun haben, und sorgst gleichzeitig für die wichtige, dynamische Arbeitsweise im Prozessmanagement.

Welche Zertifizierungen gibt es im Prozessmanagement?

Wie auch dein Qualitätsmanagement kannst du dein Prozessmanagement zertifizieren lassen. In der Regel wird dabei auf eine ganzheitliche Methodik geachtet, die zum Beispiel Bottom-Up- und Top-Down-Ansätze kombiniert.

Eine mögliche Zertifizierung erfolgt durch den Berufsverband ABPMP („Association for Business Process Management Professionals“). Die Zertifizierung CBPP(R) (Certified Business Process Professional) ist beispielsweise eine gängige Auszeichnung für Experten im Prozessmanagement. Um sie zu erhalten, musst du Wissen in den Bereichen BPM, Prozessmodellierung und -analyse, Prozessdesign und -transformation sowie in ähnlichen Sparten vorweisen können.

Es gibt auch noch weitere Zertifizierungen, die sich mal nach den Geschäftsprozessen selbst und mal nach den einzelnen Prozessverantwortlichen richten.
Zusammenfassung

Prozessmanagement ist wichtig, um die Abläufe deines Unternehmens im Überblick zu behalten. Du schöpfst damit (verborgene) Potenziale und kannst im Idealfall das Beste aus deinen Ressourcen herausholen. Angenehme Folgen sind zum Beispiel eine bessere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, aber auch die zeitliche Verkürzung von Prozessen mit Kosteneinsparmöglichkeiten. Durch ein Prozessmanagementsystem kannst du leicht die Anforderungen erfüllen, die beispielsweise eine Zertifizierung mit sich bringt, und die gesamte Arbeitsqualität deiner Firma verbessern.

Vorteile von Prozessmanagement

• kann Produktivität und Leistungsqualität erhöhen
• schafft Potenziale für die Ressourcennutzung
• sorgt für Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit
• erlaubt immer neue Optimierungen

Nachteile von Prozessmanagement

• verschiedene Personen müssen einbezogen werden
• bedingt eine umfangreiche Dokumentation
• erfordert immer neue Anpassungen