Verbesserungspotenzial rechtzeitig zu erkennen bildet die Basis eines erfolgreichen Qualitätsmanagements. Doch wer stellt die QM-Systeme selbst auf die Probe? Mit dieser Aufgabe ausschließlich externe Auditoren zu beauftragen, kann deinen Konkurrenten zu einem ungewollten Zeitvorsprung verhelfen. Interne Auditoren helfen die Qualitätsmanagementsysteme nicht an Relevanz verlieren zu lassen und das Optimum weiterhin fest im Blick zu haben. Ein QMS, unabhängig von Audits zur Zertifizierung und Überwachung zu analysieren, weckt zudem das Bewusstsein, sich nicht vorschnell mit dem Status Quo zufriedenzugeben. Zukünftig genauso wirtschaftlich erfolgreich aufgestellt zu sein, als es aktuell der Fall ist, beginnt daher immer in der Gegenwart. In diesem Artikel erfährst du mehr darüber, welche Qualifikationen ein interner Auditor mit sich bringen muss und wie die Aufgabe in dessen Zuständigkeitsbereich aussehen.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Key Facts zum internen Auditor:
- Selbstprüfung steht im Fokus
- Audit erfolgt komplett oder Teilbereichen
- Interner Auditor kann Mitarbeiter sein
- Auditor muss Unabhängigkeit besitzen
- Soziale Kompetenz ist von Vorteil
- Erstellung von Plänen und Checklisten
- Organisation und Durchführung des Audits
- Qualifizierung über Schulungen
Wer oder was ist ein interner Auditor?
Als interner Auditor wird ein Prüfer bezeichnet, der die im Unternehmen oder einer Organisation eingeführten Qualitätsmanagementsysteme auf deren vorhandene Zielsetzung hin überprüft. Im Vergleich zu einem externen Auditor dienen diese Prüfungen nicht der Zertifizierung oder Überwachung eines QMS. Aus diesem Grund wird das interne Audit auch als Selbstprüfung oder 1st Party Audit bezeichnet. Die Ergebnisse dieser Prüfungen verlassen das Unternehmen nicht. Du kannst anhand der gewonnenen Erkenntnisse Schlüsse ziehen und Maßnahmen ergreifen, noch bevor die nächste Zertifizierung oder Re-Zertifierung ansteht.
Die Frage, was ein interner Auditor ist, kannst du somit bereits beantworten. Doch auf die Frage, wer diese Rolle ausfüllen kann, ergeben sich eventuell noch Fragezeichen. Intern bezieht sich in erster Linie auf die interne Prüfung und deren Analyse. Der Auditor selbst kann aus den Reihen der Mitarbeiter stammen oder du entscheidest dich für einen professionellen Auditor. Erhält ein Angestellter diese Aufgabe, ist Unabhängigkeit wichtig. Der betreffende Mitarbeiter darf nicht direkt in die zu prüfenden QMS involviert sein. Zudem ist eine gute Menschenkenntnis und soziale Kompetenz gefragt, um mit den Audits das Betriebsklima nicht negativ zu beeinflussen.
Aufgaben eines internen Auditors
Der Aufgabenbereich eines oder mehrerer interner Auditoren in einem Unternehmen lässt sich mit drei Kernkompetenzen auf den Punkt bringen. Hierzu gehört die Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung der Audits. Im folgenden Abschnitt erfährst du zu jeder dieser drei Aufgaben einige weiterführende Informationen.
1. Die Vorbereitungsphase
In die Vorbereitungsphase fließen Aspekte wie die Konkretisierung der Zielsetzung oder auch praktische Belange wie das Zeitmanagement. Die Audits sollten zu einem Zeitpunkt erfolgen, der nicht unbedingt zu den stressigsten Tagen in deinem Unternehmen zählt. Gleichzeitig gilt es Urlaubspläne abzugleichen, um zu wissen, dass sich alle benötigten Ansprechpartner an diesem Tag vor Ort befinden. Mitunter muss ein interner Auditor auch für die eigene Arbeit einen Ersatz finden. Handelt es sich beim Auditor um einen Mitarbeiter, solltest du zuvor prüfen, ob die zusätzlichen Aufgaben mit dem regulären Arbeitspensum überhaupt zu bewältigen sind.
2. Die Durchführung des Audits
Die Durchführung des Audits kann sowohl komplett als auch in Teilbereichen erfolgen. Ein QMS in der Gesamtheit zu prüfen nimmt Zeit in Anspruch und lässt an diesem Tag eher weniger Zeit für die regulären Tagesaufgaben. Das Timing sollte deshalb sehr gut abgestimmt sein. Die Prüfung in Teilbereichen bietet sich an, wenn die Aufgabenverteilung der Arbeit als interner Auditor auf mehrere Personen erfolgen muss. Involviert sein in die Teilprüfungen dürfen nur die Auditoren, die eine unabhängige Bewertung vornehmen können. Die Mitarbeiter sollten daher aus jeweils unterschiedlichen Abteilungen stammen.
3. Nachbesprechungen
Ein internes Audit dient dazu Erkenntnisse zu sammeln, wie gut es gelingt die vorhandene Zielsetzung zu erfüllen. Anhand dieser schriftlich festgehaltenen Erkenntnisse entwickelt sich ein Blick auf die aktuell und zukünftig erforderlichen Maßnahmen, um Verbesserungen zu erkennen und aktiv umzusetzen. Nachbesprechungen erfolgen mit den Vorgesetzten ebenso wie den Mitarbeitern in den entsprechenden Bereichen, in denen Grund zur Optimierung vorhanden ist. Bis zum nächsten Beginn des Auditzyklus macht sich ein gewissenhaft arbeitender interner Auditor zudem ein Bild über den Fortschritt der festgelegten Veränderungen des QMS.
Für welche Unternehmen ist ein interner Auditor sinnvoll/nötig?
Die Position eines internen Auditors zu schaffen, ist nicht nur in großen Konzernen angebracht. In mittelständischen Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Angestellten, hängen diese Arbeitsplätze nicht weniger von der Zufriedenheit der Kunden oder der Qualität der Produkte ab. Es liegt somit im eigenen Interesse Schwachstellen in einem Qualitätsmanagementsystem so früh wie möglich zu entdecken. Entdeckt ein externer Auditor diese Punkte, weicht eine Zertifizierung recht schnell vom erhofften Ziel ab. Interne Audits durchzuführen, zeigt zudem die aktive Bereitschaft, Prozesse zu optimieren und dem Qualitätsmanagement den erforderlichen Raum zu gewähren.
Wie wird man interner Auditor?
Der Prozess, um als interner Auditor tätig zu sein, erfolgt aus verschiedenen Intentionen heraus. Einige Personen entscheiden sich anhand der beruflichen Qualifikationen dazu, diesen Weg einzuschlagen. Andere Menschen werden von den Vorgesetzten darauf aufmerksam gemacht, diese Position im Unternehmen auskleiden zu können. Neben den beruflichen Fähigkeiten gehört zur Arbeit als interner Auditor ebenfalls:
- Objektivität
- Teamfähigkeit und
- Kommunikation mit den betreffenden Abteilungen.
Übrige Fähigkeiten, wie das Wissen über die Durchführung eines Audits, können sich die betreffenden Personen in Lehrgängen aneignen. Diese Kurse sind aktuell sowohl als klassischer Unterricht als auch digitales Lernen verfügbar. Mit einem Zertifikat weisen die Teilnehmer nach, die Lerninhalte verinnerlicht zu haben. Dazu gehören auch rechtliche Belange, sodass die internen Auditoren umfassend auf die Tätigkeit und deren Abläufe vorbereitet sind.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Zusammenfassung
In deinem Unternehmen das Erfordernis eines internen Auditors zu erkennen kann bereits der erste Schritt zur einer Verbesserung des angewendeten QMS sein. Insgesamt verringert sich das Risiko erst in einem externen Audit zur Zertifizierung auf Fehler oder Versäumnisse zu treffen. Du schaffst somit auf Basis des Qualitätsmanagements die Voraussetzungen, um in greifbare Nähe des Optimums zu gelangen.
